Kiểm soát nội bộ tiền lương (Internal control over payroll)


...


 

Trong các công ty nhỏ và vừa, chủ sở hữu/quản lý có thể dễ dàng kiểm soát danh sách nhân viên và công tác trả lương thông qua việc thường xuyên tiếp xúc với từng nhân viên.

Tuy nhiên, trong một số đơn vị/công ty lớn với hàng trăm nhân viên, các nhà quản lý không thể làm đuợc việc này. Thậm chí một số doanh nghiệp nhỏ như nhà hàng, quán café với nhân viên phục vụ thường xuyên biến động và làm việc theo giờ, thì việc chấm công và trả lương cho nhân viên sao cho công bằng và đúng pháp luật cũng là việc rất đau đầu.

 

Ảnh minh họa

1. Rủi ro về việc trả lương

Rủi ro lớn nhất thường hay xảy ra với tiền lương là trả tiền cho nhân viên “ma” (không có thật hoặc đã nghỉ làm từ lâu), trả quá giờ/ngày công cho các nhân viên.

Ví dụ: Trong các quán café, nhân viên thường có tâm lý chung là chỉ xem công việc này chỉ là tạm thời. Dù cho chính sách nhân sự, đào tạo có bài bản như thế nào đi chăng nữa thì cũng khó thay đổi được tâm lý này. Do đó, nhân viên thường hay nghỉ việc đột xuất, đi trễ, không nhiệt tình, … hoặc thậm chí là quán café chấm công thiếu công bằng cũng sẽ gây tâm lý không tốt.

Để giải quyết vấn đề trên, các công ty phải có chính sách/ hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tiền lương cho nhân viên.

2. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tiền lương

Một hệ thống chấm công (formal time-keeping system) sẽ giúp ghi nhận lại giờ nhân công đến và rời khỏi văn phòng, nhà máy.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý khi sử dụng các hẹ thống này. Một số máy chấm công bằng cách quẹt thẻ (hoặc đóng dấu vào thẻ/phiếu) không tỏ ra hiệu quả khi có sự tiếp tay giữa các nhân viên (bảo vệ, nhân sự kiểm tra quẹt/đóng dấu vào thẻ). Nhân viên A có thể nhờ nhân viên B quẹt thẻ chấm công dùm. Vì thế, cần thiết lập hệ thống chấm công bằng vân tay sẽ giải quyết được vấn đề.

3. Trả lương qua ATM

Chuyên viên phòng tổ chức, nhân sự có trách nhiệm theo dõi việc chấm công bằng vân tay rồi tiến hành tính lương. Sau đó danh sách lương sẽ được chuyển qua phòng kế toán, tài chính để tiến hành thanh toán lương cho nhân viên.

Thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt.

Việc thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt rất mất thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn nếu công ty đó có hàng trăm nhân viên. Vì thế, đa số công ty hiện nay thực hiện trả lương qua tài khoản ngân hàng, nhân viên sẽ dùng thẻ ATM (thường là thẻ ghi nợ nội địa) để rút tiền tại máy ATM hoặc trực tiếp tại ngân hàng.

Việc trả lương qua hệ thống ngân hàng cũng góp phần ngăn chặn khả năng gian lận, tính lương cho nhân viên đã nghỉ việc.

4. Lương bí mật?

Trong các công ty liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài và một số công ty tư nhân khác thì lương là bí mật. Không nhân viên nào được phép biết lương của nhân viên khác. Việc bàn tán về tiền lương của nhau là điều cấm kỵ và sẽ bị xử lý kỷ luật rất nặng nếu vi phạm. Nguyên nhân là dễ phát sinh tỵ nạnh giữa các nhân viên, vì sao tỵ nạnh thì các bạn biết rồi đấy (cười). Vì vậy, bên cạnh một bảng lương chung của toàn công ty (không công khai với các phòng ban), mỗi nhận viên vào thời điểm tính lương sẽ nhận được một phiếu tính lương của riêng họ. Trong đó, nêu rõ số tiền lương, giờ công, năng suất, các khoản khấu trừ và thực lĩnh trong tháng của nhân viên. Qua đó nhân viên cũng thuận tiện trong việc kiểm tra việc tính lương cho mình có chính xác hay không và dĩ nhiên họ sẽ phản hồi ngay lập tức nếu có sai sót.

Nhắc lại, các nhân viên không được quyền biết lương của các nhân viên khác, ngoại trừ người lập phiếu tính lương và nhà quản lý có thẩm quyền. Trưởng bộ phận cần biết lương của nhân viên mình để điều hành công việc của phòng ban mình và có thể đề xuất thay đổi mức lương cho phù hợp với năng lực nhân viên dưới quyền.

5. Đôn đốc và xử lý kỷ luật lao động thông qua tiền lương

Trở lại ví dụ về việc trả lương cho nhân viên phục vụ tại các nhà hàng, quán café. Các chủ quán/nhà hàng để hạn chế tình trạng đi trễ thường có chính sách “nếu đi trễ dù một phút sẽ bị phạt 5.000 đồng nếu không có lý do chính đáng”, tương tự với các đơn vị/công ty khác. Đây là hành vi trái pháp luật.

Luật Lao Động quy định rõ: “Cấm sử dụng hình thức trừ lương thay cho xử lý kỷ luật lao động”. Chỉ được trừ lương nhằm yêu cầu nhân viên bồi thường, trường hợp làm bể ly, tách chẳng hạn.

Điều 128. Những quy định cấm khi xử lý kỷ luật lao động:

1. Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động.

2. Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.

3. Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

Và người sử dụng lao động có thể bị phạt đến 15.000.000 đồng cho hành vi này:

Điều 15. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động;

b) Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;

c) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

Phạt đến 15.000.000đ cho hành vi vi phạm kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

6. Giải pháp cho vấn đề này là gì?

Tiền lương gồm có 3 phần: Lương chính, phụ cấp và bổ sung khác. Bổ sung khác thường là tiền thưởng. Luật không cấm khi không trả thưởng cho nhân viên. Việc ghi nhận một khoản tiền thưởng cho nhân viên khi hoàn thành chỉ tiêu, nhiệt tình với công việc, thái độ phục vụ khách hàng tốt,… là điều nên làm. Và nếu nhân viên vi phạm nội quy, chủ quán có thể cắt đi khoản thưởng này như là một hình thức xử lý kỷ luật lao động đúng quy định pháp luật.

Nguồn Webketoan.com